Preguntas Frecuentes

Gestión Documental

  1. ¿Que documentación se conserva en el área de Gestión Documental de la Universidad del Quindío?
  2. ¿Quien determina que documentos se deben eliminar?
  3. ¿Quienes conforman el Comité de Gestión Documental?
  4. ¿Cuáles son los procesos del Área de Gestión Documental?
  5. ¿Cómo obtener Asesoría en los archivos de gestión?
  6. ¿Como acceder a la consulta de documentos que reposan en el área de Gestión de Documental?

Se conserva los documentos de cualquier época generados, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por cualquiera de los órganos de gobierno y de administración, centros, unidades administrativas y académicas, servicios universitarios, existentes o que eventualmente se creen para facilitar el cumplimiento de los fines atribuidos a la universidad.
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El Comité de Gestión Documental apoyado en la norma que regula la gestión documental en la Universidad del Quindío.
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• El Secretario (a]) General o su delegado, quien lo presidirá;
• El Asesor Jurídico
• El Vicerrector Administrativo
• El Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo
• El Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto.
• El Profesional Especializado que lidera el Área de Gestión Documental - quien actuará como secretario
• El Profesional Especializado que lidera el Área de Sistemas y Nuevas Tecnologías.
• Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
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• Planeación • Producción • Gestión y Trámite • Organización • Transferencia • Disposición de Documentos • Preservación a largo plazo • Valoración • Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones
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Para acceder a este servicio se puede a través de la línea telefónica No. 7359308 o por correo electrónico a: gdocumental@uniquindio.edu.co, Indicando nombre completo, cargo, dependencia a la cual pertenece y motivo de la solicitud.
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Para la consulta de documentos que reposan en el Área de Gestión Documental, se debe tramitar el formato Registro de Consultas, que se encuentra en la página de la Universidad., Sistema Integrado de Gestión, Macroproceso Gestión Documental o través del correo electrónico gdocumental@uniquindio.edu.co . Igualmente, pueden solicitarlo en el área de Gestión Documental, diligenciando el formato con el nombre completo del solicitante, cargo de quien o quienes realizarán la consulta en sala, y la información de la documentación a consultar.
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