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Planeación y Desarrollo

Preguntas Frecuentes

Sistema Integrado de Gestión

  1. ¿ Qué es el Sistema Integrado de Gestión?
  2. ¿ Qué es Calidad?
  3. ¿ Qué es un Sistema de Gestión de Calidad ?
  4. ¿ Qué es la NTCGP 1000:2004 ?
  5. ¿ Qué es un principio de Gestión de Calidad ?
  6. ¿Cuáles son los principios de la NTCGP 1000 ?
  7. ¿Cuál es el objetivo de la Política de Calidad?
  8. ¿Qué es un ciclo PHVA?
  9. ¿Qué es un proceso?
  10. ¿Qué es la caracterización de procesos?
  11. ¿Qué es un procedimiento?
  12. ¿Cuáles son los procedimientos requeridos por la NTCGP 1000?
  13. ¿Qué es un documento?
  14. ¿Cuál es el propósito del procedimiento control de documentos?
  15. ¿Qué es la norma fundamental?
  16. ¿Puedo modificar los formatos, procedimientos o documentos del Sistema Integrado de Gestión a mi libre decisión?
  17. ¿Qué es un registro?
  18. ¿Qué es un Producto/ Servicio No Conforme?
  19. ¿Cómo se define una acción de mejora?
  20. ¿Qué es una Acción correctiva?
  21. ¿Qué es una Acción preventiva?
  22. ¿Qué es una auditoría interna ?
  23. ¿Qué es una auditoría externa?
  24. ¿Qué se entiende por Control Interno?
  25. ¿Qué no hace la Oficina de Control Interno?
  26. ¿Qué es el Comité Coordinador de Control Interno?
  27. ¿Por quién está conformado El Comité Coordinador de Control Interno?
  28. ¿Qué es el MECI?
  29. ¿Cuáles son los principios del Sistema de Control Interno?
  30. ¿Por cuántos elementos está conformado el MECI?
  31. ¿Qué es Acreditación?
  32. ¿Cómo se determina la calidad de una institución dentro de la Acreditación?
  33. ¿Quién hace la acreditación?
  34. ¿Para qué sirve la Acreditación?

El Sistema Integrado de Gestión estructura la gestión de la Institución a partir de la implementación e integración de los siguientes modelos: el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno - MECI y la Acreditación. Esta herramienta, permite además de dirigir , mejorar continuamente el desempeño institucional, incrementando por lo tanto los niveles de satisfacción de los usuarios internos y externos con relación a la presentación de los servicios que se generan.
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La calidad debe ser entendida como el cumplimiento de los requisitos del cliente y la aptitud de uso del producto o servicio que se le pueda brindar al mismo. La Norma ISO la define como "el grado en que un conjunto de características inherentes cumple unos requisitos".

Es la satisfacción total de los requerimientos del cliente.

Es hacer las cosas bien desde el principio.
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Es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeñó institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
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Es la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, la cual, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.
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Un principio de gestión de la calidad es una regla universal y fundamental o un credo para liderar y operar una organización, con la intención de ayudar a los usuarios a lograr el éxito organizacional.
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1. Enfoque hacia el cliente
2. Liderazgo
3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas
4. Enfoque basado en procesos
5. Enfoque del Sistema para la gestión
6. Mejora Continua
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios
9. Coordinación, cooperación y articulación
10. Transparencia
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Mediante este documento la Alta Dirección de una entidad pública establece su Compromiso con el sistema de gestión de la calidad.
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Es una metodología conocida como "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). PHVA puede describirse brevemente como:
Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad.
Hacer: implementar los procesos.
Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.
Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
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Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en productos.
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Es una descripción de las características y servicios de un proceso, basados en el ciclo Deming de mejoramiento continuo (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), permite visualizar mediante un diagrama sus elementos esenciales y el establecimiento de las interrelaciones con otros procesos.
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Los procedimientos precisan la forma de hacer algo, incluye el qué, el cómo, y quien, a demás de los recursos físicos y humanos, condiciones, alcances, limitaciones, entre otros.
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Los procedimientos por la norma son 6:
Control de documentos (Numeral 4.2.3)
Control de registros (Numeral 4.2.4)
Auditorias internas (Numeral 8.2.2)
Control de servicio o producto no conforme (Numeral 8.3)
Acciones correctivas (Numeral 8.5.2)
Acciones preventivas (Numeral 8.5.3)
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Herramienta utilizada para la comunicación y la transmisión de la información, pueden encontrarse en cualquier forma o medio de soporte: papel, electrónico, óptico, fotográfico, disco magnético.
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Dar directrices para aprobación, para la revisión, actualización, para la solicitud de cambios y control de todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión.
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Documento que describe y unifica la elaboración, conformación y codificación de los diferentes documentos del Sistema Integrado de Gestión.
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No, cualquier cambio que se requiera hacer en la documentación del Sistema, debe hacerse a través del Líder del Macroproceso, quien deberá diligenciar el formato de “Solicitud de creación, modificación o inclusión de documentos” y lo enviará a Planeación y Desarrollo.
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Documento que contiene información acerca de resultados obtenidos en las actividades que se desarrollan en un proceso, proporcionan evidencia de una labor desempeñada. Es necesario tener establecido para cada registro su identificación, archivo, recuperación, protección, tiempo de retención.
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Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos legales, del cliente o la entidad y permite dar tratamiento inmediato, que puede ser: Reproceso, reparación, reclasificación, concesión, desecho y permiso de desviación.
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Acción orientada a la búsqueda de nuevas oportunidades en lugar de esperar que surjan los problemas.
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Es el conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causas(s) de una no conformidad.
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Es el conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
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Es una actividad desarrollada por funcionarios de la Universidad, los cuales han sido capacitados como auditores internos de calidad, para verificar que los procesos cumplen los requisitos exigidos por la NTC GP 1000:2004.
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Es realizada por auditores expertos de organismos certificadores (ICONTEC, Bureau Veritas), con el mismo objetivo de las auditorías internas de calidad, pero teniendo en cuenta que los resultados de esta conducen a una certificación o a una visita de seguimiento de anterior certificación.
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El Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
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Control policivo ni perseguidor.
Obstaculizar la gestión.
Control Interno Disciplinario.
Control fiscal.
Buscar errores para acusar.
Refrendar actos administrativos.
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Es un órgano de coordinación y asesoría y es el equipo coordinador del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad, realiza actividades de gestión de política y recursos para la implementación y mejora continua.
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Está conformado por: El Rector o su delegado quien lo presidirá, el Jefe de la oficina de Control Interno, el Vicerrector Académico, el Vicerrector Administrativo, el Asesor Jurídico y el Jefe de la Oficina de Planeación.
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El Modelo Estándar de Control Interno, MECI, es una herramienta de gestión que busca unificar criterios en materia de control interno para el sector público, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación.
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Responsabilidad, transparencia, moralidad, igualdad, imparcialidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, publicidad, preservación del medio ambiente.
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El MECI tiene 29 elementos.
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La Acreditación es el acto por el cual el Estado adopta y hace público el reconocimiento que los pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre la calidad de sus programas académicos, su organización y funcionamiento y el cumplimiento de su función social.
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Para determinar la calidad de una institución o programa se tendrán en cuenta:
Las características universales expresadas en sus notas constitutivas. Estas características sirven como fundamento de la tipología de las instituciones y establecen los denominadores comunes de cada tipo.
Los referentes históricos, es decir, lo que la institución ha pretendido ser, lo que históricamente han sido las instituciones de su tipo y lo que en el momento histórico presente y en la sociedad concreta se reconoce como el tipo al que esta institución pertenece (la normatividad existente y las orientaciones básicas que movilizan el sector educativo, entre otros).
Lo que la institución singularmente considerada define como su especificidad o su vocación primera (la misión institucional y sus propósitos).
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La institución que debe empeñarse seria y responsablemente en una autoevaluación profunda, sincera y capaz de valorar sus aciertos y desaciertos, tanto en la acumulación de los requisitos necesarios para la buena calidad académica, como los procesos y resultados por los que pretende tender a la excelencia.



La acreditación deberá estar basada en un proceso evaluativo, que no sólo debe dar cuenta de una situación puntual en el tiempo, sino también de un proceso dinámico de la institución, rescatando los logros obtenidos durante un período de tiempo y las metas que se hayan señalado, la planeación que se haya prospectado para alcanzar los objetivo, y los mecanismos y recursos acordados para ser realizada.
Los pares académicos, designados por el Consejo Nacional de Acreditación, examinan la pertinencia, veracidad y efectividad del proceso interno y de los resultados de la autoevaluación a la luz de los criterios de calidad y de los instrumentos definidos por este Consejo.
El Consejo Nacional de Acreditación, compuesto por académicos que presiden todo el proceso, organiza los trámites, los fiscaliza, da fe de su calidad y finalmente recomienda al Ministro de Educación Nacional acreditar los programas e instituciones que lo merezcan; además señala metas de crecimiento a las que todavía no llegan, según niveles de calidad convenidos.
Al Ministro de Educación Nacional le compete proferir el acto de acreditación.
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El proceso de acreditación, integralmente considerado, tiene los objetivos siguientes:

Propiciar el mejoramiento de la calidad de la educación superior.
Ser un mecanismo para que las Instituciones de Educación Superior rindan cuentas ante la sociedad y el Estado sobre el servicio educativo que prestan.
Propiciar la idoneidad y la solidez de las instituciones que prestan el servicio público de educación superior.
Ser un incentivo para que las instituciones verifiquen el cumplimiento de su misión, sus propósitos y sus objetivos en el marco de la Constitución y la Ley, y de acuerdo con sus propios estatutos.
Propiciar el auto-exámen permanente de las instituciones y programas académicos en el contexto de una cultura de la evaluación.
Ser un instrumento mediante el cual el Estado da fe pública de la calidad de las instituciones y de los programas de educación superior.
Brindar información confiable a los usuarios del servicio educativo del nivel superior y alimentar el Sistema Nacional de Información creado por la Ley.
Ser un incentivo para los académicos, en la medida en que permita objetivar el sentido y la credibilidad de su trabajo y propiciar el reconocimiento de sus realizaciones.
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